Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 2 septembre 2026
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via l'application Locanoia est l'éditeur de l'application, dont l'identification est détaillée dans les Mentions légales (l'identification complète de l'entité éditrice sera publiée à sa constitution, avant toute souscription payante).
Email : dpo@locanoia.fr
2. Finalités et bases légales du traitement
Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :
| Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|
| Gestion des baux et des loyers | Exécution du contrat (Art. 6(1)(b)) |
| Envoi de quittances, avis d'échéance et communications aux locataires | Obligation légale (Art. 6(1)(c)) |
| Analyse IA de documents (extraction automatique de données) | Consentement (Art. 6(1)(a)) |
| Profilage et analyse de risque de départ des locataires | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f)) |
| Chatbot IA d'assistance | Consentement (Art. 6(1)(a)) |
| Assistant vocal de Mila (reconnaissance et synthèse de la voix par des prestataires tiers) | Consentement (Art. 6(1)(a)) |
| Synchronisation et archivage des emails | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f)) |
| Journalisation et audit de sécurité | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f)) |
À propos de l'analyse du risque de départ
Si votre bailleur utilise cette fonctionnalité, un traitement automatisé estime, à titre indicatif, la probabilité que votre bail arrive à son terme dans les mois à venir. Cette analyse s'appuie sur les données de gestion déjà détenues dans le cadre de votre location (ancienneté, historique de paiement, garants, assurance habitation, situation professionnelle déclarée) et, le cas échéant, sur le contenu de vos échanges d'emails avec le bailleur.
Cette analyse reste strictement interne à l'organisation de votre bailleur : elle n'est jamais communiquée à un tiers ni à vous-même, et elle ne fonde aucune décision relative à votre bail (ni congé, ni refus de renouvellement, ni révision de loyer). Elle ne constitue pas une décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD.
Vous disposez d'un droit d'opposition spécifique à ce traitement, en écrivant à dpo@locanoia.fr.
À propos du canal vocal de Mila
Le bouton microphone de la conversation avec Mila ouvre un canal vocal : votre voix est transmise en temps réel, pendant la durée de la session, à un prestataire spécialisé dans la reconnaissance et la synthèse vocale (OpenAI ou Google, selon la configuration retenue — voir le point 4 ci-dessous), tandis que le contenu de ses réponses reste déterminé par le même moteur d'intelligence artificielle (Anthropic) que le chat écrit.
Locanoia ne conserve pas l'enregistrement audio de vos conversations vocales avec Mila ; seuls des compteurs techniques (durée de la session) sont journalisés à des fins de suivi de la consommation, au même titre que pour les autres usages de Mila.
Comme pour le chat écrit, Mila reste une intelligence artificielle : ses réponses, y compris vocales, ne constituent pas un conseil juridique, fiscal ou comptable personnalisé.
3. Catégories de données collectées
- Données d'identité : nom, prénom, date de naissance
- Coordonnées : adresse email, téléphone, adresse postale
- Données financières : montants de loyer, charges, paiements, dépôt de garantie, RIB/IBAN
- Pièces d'identité : copie de pièces d'identité (dans le cadre de la constitution du dossier locataire)
- Documents : baux, quittances, états des lieux, attestations d'assurance, diagnostics
- Données de connexion : adresse IP, logs de connexion, horodatage
- Contenus email : emails synchronisés avec les boîtes liées à la gestion locative
- Voix (assistant vocal) : flux audio de vos échanges oraux avec l'assistant Mila, lorsque vous activez ce canal — traité en temps réel, non conservé par Locanoia
4. Destinataires et sous-traitants
Vos données peuvent être transmises aux destinataires suivants :
- Hetzner Online GmbH : hébergeur de l'infrastructure serveur (base de données, fichiers, application) — Union européenne.
- Anthropic (Claude API) : sous-traitant pour l'analyse IA de documents. Les données sont transmises de manière ponctuelle pour extraction. Conformément à la politique standard d'Anthropic, ces données peuvent être conservées jusqu'à 30 jours à des fins de confiance et de sécurité (aucun accord de rétention nulle n'est à ce jour confirmé avec Anthropic).
- OpenAI et/ou Google (moteur vocal de l'assistant Mila) : lorsque vous activez le canal vocal de Mila (bouton microphone), le flux audio de votre conversation est transmis, pendant la durée de la session, au fournisseur retenu par l'Éditeur pour le traitement temps réel de la voix — l'API Realtime d'OpenAI ou l'API Gemini Live de Google, selon la configuration active. Ce traitement est distinct de celui décrit ci-dessus pour Anthropic : le contenu des réponses de Mila reste déterminé par Claude (Anthropic), seule la reconnaissance et la restitution vocales sont déléguées à ce second prestataire. Conformément à leurs politiques standard respectives, OpenAI conserve par défaut les données transmises à son API jusqu'à 30 jours à des fins de sécurité et de détection d'abus, et Google n'utilise pas les données de son offre payante pour l'entraînement de ses modèles mais les conserve également pour une durée limitée à des fins de sécurité — dans les deux cas, aucun accord de rétention nulle n'est à ce jour confirmé avec l'un ou l'autre de ces prestataires.
- OVH : gestion des échanges de courrier électronique (serveurs de messagerie) du domaine locanoia.fr.
- Yousign : sous-traitant pour la signature électronique des documents (si cette fonctionnalité est utilisée).
- Pennylane : sous-traitant pour la synchronisation comptable (si activée par l'utilisateur).
- Microsoft / Google / Apple : fournisseurs d'authentification (OAuth2) et, si l'utilisateur configure une messagerie Microsoft 365 ou Gmail pour son organisation, de synchronisation des emails liés à la gestion locative. Seules les données nécessaires à ces usages sont échangées.
Aucune donnée n'est vendue ou cédée à des tiers à des fins commerciales.
5. Transferts de données hors Union européenne
L'utilisation de l'API Claude d'Anthropic implique un transfert de données vers les États-Unis. Ce transfert est encadré par des Clauses Contractuelles Types (Standard Contractual Clauses - SCCs) conformément à l'article 46(2)(c) du RGPD.
Lorsque vous activez le canal vocal de l'assistant Mila, le même type de transfert s'applique vers le prestataire retenu pour le traitement de la voix (OpenAI ou Google, selon la configuration active), également établis aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les mêmes garanties (Clauses Contractuelles Types, article 46(2)(c) du RGPD).
Les serveurs de l'application Locanoia sont hébergés au sein de l'Union européenne (Hetzner Online GmbH). Les données stockées en base (PostgreSQL) ne font l'objet d'aucun transfert hors UE.
6. Durées de conservation
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Baux et documents associés | Durée du bail + 5 ans après la fin du bail |
| Pièces comptables (quittances, paiements) | 10 ans (obligation légale comptable) |
| Emails synchronisés | Durée du bail + 3 ans |
| Logs de connexion et d'audit | 1 an |
| Données de compte utilisateur | Durée de la relation contractuelle + 3 ans |
| Cookies de session | Durée de la session |
| Voix / audio du canal vocal de Mila | Non conservée par Locanoia (traitement en flux, durée de la session) ; conservation résiduelle possible chez le prestataire vocal selon sa politique standard de sécurité (cf. point 4) |
7. Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie (Art. 15)
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes (Art. 16)
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi (Art. 17)
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (Art. 20)
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes (Art. 21)
- Droit à la limitation : demander la suspension du traitement dans certains cas (Art. 18)
- Droit de retirer votre consentement : pour les traitements fondés sur le consentement, à tout moment (Art. 7(3))
Pour exercer vos droits, adressez votre demande par email à dpo@locanoia.fr. Un justificatif d'identité ne vous sera demandé qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité, conformément aux recommandations de la CNIL — il n'est pas exigé systématiquement.
En cas de litige, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr
8. Cookies
Locanoia utilise uniquement des cookies de session strictement nécessaires au fonctionnement de l'application (authentification, préférences utilisateur).
Aucun cookie tiers, publicitaire ou de tracking n'est utilisé. Ces cookies de session sont exempts de consentement conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés (transposition de la directive ePrivacy).
9. Sécurité des données
Locanoia met en œuvre les mesures de sécurité suivantes pour protéger vos données :
- Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS)
- Chiffrement des secrets en base de données (AES-256-GCM)
- Cloisonnement strict des données par organisation, contrôle à chaque requête
- Authentification sécurisée (JWT, OAuth2, hachage bcrypt des mots de passe)
- Protection CSRF, CSP, HSTS, X-Frame-Options
- Limitation de débit (rate limiting) sur les API
- Journalisation des connexions et actions sensibles
- Sauvegardes automatiques chiffrées
10. Mise à jour de la politique
La présente politique de confidentialité peut être mise à jour à tout moment. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par notification dans l'application. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.